CONSEIL #1- ÉVITE DE PROCRASTINER AVEC DE BONS GABARITS :
1. 1 Prépare des gabarits : qu’ils soient virtuels ou en format papier, je ne peux pas assez mettre l’emphase sur de bon gabarits bien structurés. Pour tous les types de rapports que je rédige (p.ex. Myofonctionnel, langage oral, langage oral préscolaire, etc.) j’ai un gabarit différent en plus de les avoir dans chaque langue (français et anglais).
En plus pour rentabiliser encore plus mon temps, j’ai des sections où j’inclus des cases à cocher et je me garde également des phrases qui sont souvent redondantes. Ceci me permet d’aller directement au but et ensuite personnaliser pour chaque élève. Bien sûr, il faut que le format convienne à tes préférences, mais il faut aussi penser à ce qui est vraiment nécessaire.
En plus de tes rapports, quand je parle de gabarit je me réfère également à tes anamnèses, tes dossiers, tes notes de suivis, et tes protocoles d’évaluation. Si tu as des portions qui ne sont pas tirées de tests standardisés, comme ton échantillon de langage, ou encore si comme moi tu te penches de plus en plus vers des évaluations dynamiques, prépare-toi une grille où les éléments que tu recherche se retrouvent. Je te promets que le temps dédié à créer ces merveilleux canevas ne sera pas peine perdu.
1.2 Prépare tes documents d’avance: De mon côté, je suis encore en mode papier alors je m’assure d’imprimer mes canevas de notes de thérapies, mes feuilles de route, mes feuilles de devoirs, les protocoles d’évaluation, et de préparer un bon nombre de dossiers vierges pour qu’ils soient à portée de main lorsque j’en aurai besoin. Question de ne pas gaspiller mon temps lorsque je suis centrée sur un appel avec un nouveau client par exemple.
Pour ma matériathèque, je refais le ménage, je m’assure que tout est classé au bon endroit par âge et par type de jeu pour moi. Le plus que ces tâches sont faites d’avance, le plus de temps que tu auras à consacrer ailleurs (que ce temps soit dédié à tes tâches personnelles ou professionnelles).
CONSEIL #2 – ORGANISE TES ÉVALUATIONS :
2.1 Consacre une demi-journée: Les évaluations peuvent devenir très longues et lourdes si nous espaçons trop le moment d’évaluation et de rédaction. Lorsque tu planifies un moment d’évaluation que ça soit 1-2 heures selon l’âge et les besoins, assure-toi de te réserver autant de temps par la suite pour la rédaction. Priorise ce moment et je te promets que tu sauveras énormément de temps d’écriture.
2.2 Commence la rédaction immédiatement: En plus d’avoir préparé un canevas de feu, mets-toi à la rédaction dans la plage horaire consacrée immédiatement suivant le moment d’évaluation. Je sais que ça peut sembler banal, mais sérieusement met-le à ton horaire comme un rendez-vous de suivi thérapeutique. Quand tu te mets à rédiger rapidement, non seulement les informations sont plus fraîches, mais la rédaction se fait beaucoup plus vite! (pssst! Parfois je fais deux évaluations en matinée, et ensuite la rédaction en après-midi! En autant que ça soit au moins le même jour pour que ça soit frais dans ta tête).
2.3 Mets-toi une limite de temps: Nous savons tous que la procrastination c’est facile, surtout face à des tâches qui nous demandent beaucoup de concentration. Comme avec mes élèves, je me mets une minuterie et je commence toujours avec la section la plus difficile de mon rapport selon moi et je le fais avec la méthode pomodoro. Si tu ne la connais pas déjà voilà en résumé cette fameuse méthode qui permet d’éviter la pro:
- Étape 1: Rédige une liste de tes tâches et prends un minuteur;
- Étape 2: Règle ton minuteur à 25 minutes et concentre-toi sur une seule tâche, jusqu’à ce que le minuteur sonne;
- Étape 3: Lorsque ta session se termine, marque un pomodoro et note ce que tu as terminé.
- Étape 4: Profite d’une pause de cinq minutes;
- Étape 5: Après quatre pomodoros, prend une pause plus longue et plus réparatrice de 15 à 30 minutes.
CONSEIL #3 – ORGANISATION DE L’HORAIRE ET DES TYPES DE T CHES:
3.1 Planifie les tâches qui sont plus demandantes en début de journée: (ex: rédaction en matinée suivant ton évaluation) et celles qui t’en demandent moins en après-midi (ex: appels, courriels, préparation des prochaines rencontres). Mais organise-le vraiment! Que ce soit le vendredi après-midi (quand tu n’as plus d’énergie) ou même le dimanche pour une quinzaine de minutes, prends le temps d’organiser tes tâches que tu prévois pour la semaine.
3.2 Organise ton horaire à la semaine: Organise ton horaire avant le début de chaque semaine. Mais organise-le vraiment! Que ce soit le vendredi après-midi (quand tu n’as plus d’énergie) ou même le dimanche pour une quinzaine de minutes, prends le temps d’organiser tes tâches que tu prévois pour la semaine. Moi je me sers de mon calendrier Google gratuit, et j’y inscris toutes mes rencontres et mes évaluations en premier. Ensuite, je m’organise pour énumérer TOUTES mes tâches et pour me laisser des blancs aussi (ex.: relire le rapport de X, remplir la demande de subvention pour Y, répondre à mes courriels).
En parlant d’organisation d’horaire, je te suggère de te laisser un 10 à 15 minutes entre chaque rencontre pour faire ta note de dossier et pour prévoir ta prochaine rencontre avec ce client.
3.3 Subdivise les projets ou tâches plus complexes : Si une tâche nécessite quelques heures, elle doit être divisée en étapes plus petites et faciles à réaliser. Le respect de cette règle t’aidera à vraiment progresser vers tes projets.
3.4 Regroupe les petites tâches: Toutes les tâches qui prennent moins d’une quinzaine de minutes devraient être regroupées avec d’autres tâches simples. Par exemple, « répondre au parent X », « envoyer la facture à Y » et « lire mes courriels » et peuvent être rassemblés et planifiés au moment de la journée où ton carburant est faible.
J’espère que ces conseils pourront t’aider à avoir une rentrée scolaire plus “smooth”. Tu me laisseras tes commentaires.
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